CDI-Assistant(e) Métiers / Gestionnaire administratif De l’établissement ArianeGroup de Guyane (H/F)

Référence : AA0884YT

DESCRIPTION DU POSTE

Rattaché hiérarchiquement au Directeur de l'établissement ArianeGroup de Guyane, le titulaire assurera un support approfondi dans les activités opérationnelles, logistiques et administratives de l'établissement, il apportera des solutions concrètes dans des délais impartis, dans un contexte de fortes évolutions avec pour objectif permanent de rendre les méthodes de travail plus cohérentes, de participer à l'amélioration continue et contribuer à la simplification des processus.

Le titulaire travaillera sur un périmètre large, lui permettant d'avoir une vue d'ensemble sur ses activités au sein d'une petite équipe intégrée, polyvalente et autonome. Il assurera la gestion administrative de l'établissement et contribuera avec les membres de l'équipe des ressources humaines à la mise en œuvre de la gestion RH des collaborateurs.

Dans le cadre de vos missions, vous serez amené à :

La Gestion administrative de l'établissement

* Participer et contribuer aux études et à l'analyse des suivis d'activité et administratifs de l'établissement et à proposer des solutions et plans d'action associés
* Préparer et suivre les éléments financiers : suivi OP, faire les demandes d'achats (DA) et les commandes annuelles de l'établissement et de ses biens immobiliers, réceptionner et suivre les factures des prestataires (Kouratis, KPAS, Idex, HAVAS, Dollar, Seris), recueillir l'ensemble des factures de la direction d'établissement et envoyer les factures au service de la finance pour la mise en paiement, vérifier la cohérence de l'imputation des factures aux centres de coûts (CDC) et à l'OTP, réceptionner et traiter les commandes de la direction de l'établissement dans le logiciel SAP
* Suivre les contrats : Préparer et mettre en forme les documents, rédiger les comptes, gérer et veiller à l'approvisionnement des équipements de protection individuelles (EPI), être l'interface avec l'Assureur du site afin de répondre aux questions relatives à l'établissement et aux personnels
* Mettre à jour et analyser les tableaux de bords et suivre les indicateurs de l'activité : veiller à la mise à jour du tableau de suivi des commandes et des dépenses du site, transmettre l'ensemble des factures au service de la finance et comptabilité pour la mise en paiement, gérer le circuit du règlement par chèque et assurer la mise en œuvre (libellé du chèque, mise en signature par le Directeur d'établissement, envoi postale, suivi et transmission au service de la finance)

Gestion de personnel et éléments paie

* Etre le point de contact du service paie et assurer l'interface en la matière des entités Ex-Snecma et Ex-Airbus, transmettre les éléments variables au service paie et assurer leur suivi
* Etre l'administrateur du logiciel E-Temptation dans le suivi des absences diverses (gestion des congés et autres absences, heures supplémentaires, droits spécifiques Guyane etc…) et transmettre les justificatifs d'absences au Central
* Assurer la gestion des temps : contrôler, sensibiliser les collaborateurs, managers et apprentis, corriger les anomalies et pointages dans le logiciel E-temptation
* Responsable paie des personnels Ex-Snecma (vérification FIA + établissement des éléments de rémunération fixes et variables et fiches de paie + envoi en base arrière pour prise en compte)
* Passer la commande des tickets restaurants et veuillez à l'attribution des indemnités repas à l'ensemble du personnel
* Accompagner les collaborateurs dans la maîtrise des logiciels (KDS, E-Temptation, SAP…)
* Participer aux réunions hebdomadaires RH du mouvement du personnel et assurer la mise à jour des circuits d'arrivée et des circuits de départ des collaborateurs en collaboration avec l'équipe RH
* Participer au parcours d'intégration des nouveaux arrivants
* Etre le responsable de la mise à disposition des véhicules à destination des collaborateurs (édition des devis, suivi de contrat, facturation des véhicules et du carburant)
* Etre le référent en matière de paiement des loyers des missionnaires A6 Longue Durée

Travail en collaboration avec les fonctions supports

L'équipe administrative de gestion de l'établissement est une équipe qui nécessite une forte polyvalence afin d'assurer remplacement et continuité de service.

En parallèle à ces activités, le titulaire sera également amené à réaliser certaines activités de façon ponctuelles de type :

* Transmission d'informations à l'ensemble du personnel (type information RH)
* Gestion des commandes de fournitures et de café
* Suivi des habilitations (suivi signature, archivage papier et informatique)
* Suivi des droits voyage / budgets associés ainsi que la validation des devis auprès de l'agence

Formation

Niveau Bac + 2 ou équivalent en expérience en Gestion administrative / comptabilité

Permis B obligatoire

Anglais : lu, écrit

Expérience

* Expérience en gestion administrative et en organisation d'évènements
* Connaissance dans la gestion administrative de la mobilité internationale des employés
* Connaissance du Centre Spatiale Guyanais (CSG) est un avantage

Connaissances et savoir-faire requis :

* Maîtrise du Pack Office et Internet, connaissance de logiciel SAP est un plus
* Rigueur et organisation
* Sens du relationnel et de la satisfaction client
* Qualités d'adaptation et de réactivité
* Capacité à travailler en équipe
* Bonne résistance au stress, dynamisme
* Curiosité intellectuelle
* Obligation de discrétion professionnelle en matière de la liberté d'accès aux documents administratifs de l'établissement
Employé permanent

ArianeGroup est convaincu que la diversité renforce l'innovation et la collaboration.
Nous accueillons toutes les candidatures et sommes engagés dans le développement d'un environnement de travail inclusif.
Nos critères de sélection sont basés sur les compétences et expériences professionnelles exclusivement.

Diplôme(s) requis : Bac+